قال مدير إدارة أملاك الغير في بنك الكويت الدولي، يوسف العجيل، إن فن إدارة العقار يتطلب فهماً عميقاً للقطاع العقاري ومتطلبات إدارة العقار بمختلف أنواعه، إضافة إلى القدرة على التعامل مع الجوانب المختلفة، على غرار الأمور المالية والقانونية والتسويقية.

وأكد العجيل أن فنّ إدارة العقار يعتبر مجموعة من المهارات والمعارف التي يستخدمها مديرو العقارات لإنجاز العمل بطريقة فعالة ومربحة، التي تنطوي تحت مسمى الإدارة، والتي تشمل بمفهومها العام فن التخطيط والتحكم والمراقبة والتنسيق والتوجيه والتنظيم، وصولاً إلى تحقيق هدف ما.

وأشار إلى مجموعة عوامل مؤثّرة ينبغي أخذها بعين الاعتبار أثناء القيام بمهام إدارة العقارات، وأهمّها:

• العوامل الاقتصادية التي تؤثر في إدارة العقارات، نتيجة للعرض والطلب على الموارد داخل الدولة.

• التطوّر التكنولوجي والعلمي على كافة الأصعدة والمستويات، وهو الأمر الذي يتطلب التزام شركات إدارة العقارات بتطوير أعمالها وفقاً للمستجدات في هذا المجال.

• العوامل القانونية التي تتضمن القوانين المدنية وقوانين المكان وقوانين الضرائب وقوانين الملكية.. إلخ.

• العوامل الاجتماعية والأعراف السائدة والعادات التقليدية وثقافة المنطقة.

أنشطة وواجبات

وأفاد العجيل بأنه عند الخوض في فن إدارة العقار نجده يشتمل على مجموعة واسعة من الأنشطة والواجبات، التي تندرج ضمن مهام مديري العقارات، وتشمل ما يلي:

1 - الفحص والمعاينة الأولية للعقار

قبل البدء بعملية إدارة العقار، يجب على مدير العقار فحص ومعاينة أصل العقار، بما في ذلك نوع التشطيب، فحص المصاعد وأجهزة التكييف، والفحص الكامل لشبكة الكهرباء وشبكة الصرف الصحي، وذلك بهدف التأكد من عدم وجود عيوب أو مشاكل فيها.

2 - تأجير العقارات

يشمل ذلك فحصاً شاملاً للمستأجرين الحاليين ومراجعة عقود الإيجار، وإجراء عمليات البحث والفحص الدقيقة للمستأجرين المحتملين، وإعداد عقود الإيجار ومتابعتها بشكل دوري.

3 - صيانة العقارات

يتضمن ذلك تنظيم وإدارة الصيانة الروتينية الدورية للعقارات وإصلاح الأعطال الطارئة، والتأكد من أن العقار بحالة جيدة دائماً، من حيث استيفاء متطلبات الصحة والسلامة والإطفاء.

4 - إدارة المالية

تقع ضمن مسؤوليات مديري العقارات مهام إدارة الجوانب المالية، بما في ذلك تحصيل الإيجارات، ودفع الفواتير والالتزامات، وإعداد تقارير مالية تفصيلية لصاحب العقار.

5 - إعداد التقارير

يلتزم مدير العقار بإعداد تقارير خاصة بالعقار، وتشمل: نسبة الشواغر، والإيجارات الحالية والإيجارات المتوقعة في حال التطوير، والمصروفات الدورية، والتدفقات المالية، والقوائم المالية وتقارير الربح والخسارة للعقار.

6 - التواصل مع المستأجرين

يجب على مديري العقارات التواصل بأسلوب فعّال مع المستأجرين، والاستجابة لمتطلباتهم واحتياجاتهم وطلبات الشكوى المقدّمة منهم، والتعامل مع أي مشكلات قد تنشأ.

7 ـ إدارة الشكاوى والمشاكل القانونية

قد يواجه مديرو العقارات تحديات قانونية وشكاوى من المستأجرين أو مشكلات بينهم، ويجب عليهم التعامل مع هذه القضايا بأسلوب واضح وفقاً للقوانين والتشريعات المعمول بها.

8 ـ إدارة الشؤون القانونية والتشريعات

يجب أن يكون مديرو العقارات على دراية كافية بالتشريعات واللوائح المتعلقة بالعقارات وإدارتها، إلى جانب ضرورة اتباعهم للقوانين المحلية والمتطلبات القانونية الأخرى، مثل قوانين الإيجار وقوانين البناء والسلامة.

9 - التسويق وتأجير الوحدات الشاغرة

يجب أن يكون لدى مديري العقارات خطط تسويق استراتيجية فعّالة، تسهم في جذب المستأجرين وتأجير الوحدات الشاغرة. ويشمل ذلك الترويج للعقارات المتاحة عبر وسائل التواصل الاجتماعي، أو من خلال قاعدة بيانات المستأجرين، وتنظيم عروض العقارات، وتنفيذ البرامج المتنوّعة للحفاظ على المستأجرين وتشجيعهم على تجديد عقود الإيجار.

خلق التوازن

وكشف العجيل أنه يجب على مديري العقارات أن يكونوا قادرين على خلق التوازن بين احتياجات المستأجرين ومالكي العقارات، وتوفير خدمة عالية الجودة لكلا الجانبين، إذ يعتمد نجاح فن إدارة العقار على الخبرة والمعرفة بهذا القطاع الحيوي، والقدرة على التعامل مع التحديات المتعلقة بإدارة العقارات بشكل احترافي وفعّال.

التطور التكنولوجي

وأوضح العجيل أن للتكنولوجيا أثراً كبيراً في تغيير كل جوانب ومجالات الحياة على اختلاف تشعباتها، حيث نرى ذلك ونلمس أهميته في إدارة العقارات، إذ تسهم الأنظمة التكنولوجية في مساعدة مديري العقارات على معالجة الكثير من الأعمال الإدارية، خاصة فيما يتعلق بعرض وتحليل البيانات والمعلومات، والمساهمة في تحسين قيمة العقار ومنح فرص أفضل للمستثمر.

وفي صعيد مقابل، بيَّن أن الوسائل التكنولوجية أسهمت في توفير الكثير من قنوات التواصل، باختلاف أنواعها، مما عزّز التفاعل بشكل ملحوظ بين مديري العقارات وعملائهم.

شركة إدارة

وأضاف العجيل أن الحاجة كبيرة للتعاقد مع شركة إدارة عقارات جيدة، إن كانت العقارات المملوكة كثيرة، وكلما زاد عدد العقارات المملوكة، والتي يمكن تأجيرها، زاد احتمال الاستفادة من التعاقد مع الشركة، وخاصة إن كان مالك تلك العقارات لا يعيش بالقرب منها، أو لا يمتلك خبرة كافية بإدارة العقارات والعثور على مستأجرين مناسبين والحفاظ على قيمة العقار، أو في حال عدم توافر الوقت الكافي لإنجاز مهام إدارة العقار.